Con Digital Transformation (DT) si intende l’utilizzo di tecnologia digitale per passare da processi manuali a sistemi automatizzati, anche nel Document Management. Dal punto di vista della gestione dei documenti, sono molte le aziende che hanno scelto di automatizzare e semplificare la propria gestione grazie ad un software di Document Management (DMS). Questo passaggio le ha rese più efficienti e veloci nella gestione deli documenti, dei processi approvativi, delle firme e ha permesso di migliorare la collaborazione nei gruppi di lavoro.
Document management: c’è ancora carta sulla tua scrivania?
Se la risposta a questa domanda è sì, allora è arrivato il momento di considerare la Digital Document Transformation per la tua azienda ma vediamo perché dovresti considerare questa possibilità.
La carta si può perdere, rovinare o semplicemente non siamo nel luogo dove è conservata
Non c’è nulla di peggio che dover chiamare un cliente per dirgli che deve nuovamente firmare i documenti perché il suo contratto è andato perso. Non si tratta solo di una questione di tempo ma della credibilità della tua azienda.
I documenti fisici posso essere ordinati in un solo modo
Che sia alfabetico, tematico, temporale o per valore economico, il tuo archivio fisico potrà essere organizzato con una sola logica per volta. Purtroppo uffici diversi hanno necessità di accedere ai documenti secondo logiche diverse.
Le ricerche in archivio posso richiedere molto tempo
Accedere agli archivi per recuperare dei documenti solitamente porta ad un notevole impiego in termini di tempo e implica la necessità di essere fisicamente sul posto. Questa situazione peggiora drasticamente se il documento cercato è stato mal riposto per qualche motivo.
La legge impone di conservare i documenti per molti anni
La conservazione “a norma” dei documenti significa dover costantemente mantenere un archivio che, di anno in anno, richiede più spazio. Molte aziende devono utilizzare servizi esterni per conservare i propri documenti in sicurezza, a disposizione delle autorità in caso di verifica.
La sicurezza delle informazioni è a rischio
Quel documento che contiene dati sensibili sulla tua scrivania può essere letto da tutti, chiunque potrebbe fotocopiarlo, mettendo a rischio di sanzioni la tua azienda.
I documenti possono essere firmati solo in presenza
L’AD è in viaggio per lavoro tutta la settimana e la pila dei documenti da firmare sulla sua scrivania cresce di giorno in giorno, senza la sua firma le attività più urgenti rimarranno bloccate fino al suo ritorno.
Tutte queste limitazioni posso essere risolte con l’adozione di un Document Management System. Queste soluzioni infatti aiutano i team ad andare oltre i limiti dei flussi di lavoro cartacei, per condividere in real time documenti e informazioni aziendali. Forniscono anche un’alternativa più strutturata rispetto ai normali sistemi di gestione dei file, migliorando sicurezza, condivisione e connettività tra software e flussi di lavoro. In particolare, questi sono i principali vantaggi dell’adozione di un DMS:
- Acquisisci, archivia e indicizza i tuoi documenti, elettronici e cartacei, in un luogo sicuro e facilmente accessibile
- Migliora la sicurezza e la conformità alle normative
- Risparmia tempo e aumenta l’efficienza dell’azienda grazie a flussi di lavoro automatizzati
- Conferisci validità legale ai documenti elettronici
- Migliora la produttività e la collaborazione dei team
- Consenti il lavoro da remoto e assicura la continuità aziendale
Firma elettronica e document management: l’accoppiata vincente
Le piattaforme di firma elettronica rafforzano il valore della gestione digitale dei documenti perché semplificano ulteriormente i processi aziendali. Le potenzialità di questi strumenti sono emerse durante il periodo della pandemia che ha costretto le persone al lavoro da remoto.
L’aggiunta di sistemi di firma elettronica ai documenti elettronici ha giovato alle organizzazioni in diversi modi tra cui il risparmio del tempo, il contenimento dei costi, la riduzione dei rischi e l’avanzamento degli obiettivi di sostenibilità. Anche i clienti, i partner, i fornitori e i dipendenti hanno tratto vantaggio da questa scelta, potendo beneficiare di un’esperienza più rapida e conveniente.
Oggi le aziende che hanno incluso la firma elettronica nei propri processi documentali possono gestire ogni tipologia di documento: dalle nuove assunzioni, dalla firma di un contratto alla stipula di una partnership.
Attenzione a non confondere firma elettronica e firma digitale: sono due cose diverse.
Nonostante possano sembrare simili, i due tipi di firma non sono la stessa cosa. La firma elettronica è la più comune e può essere realizzata semplicemente tramite un “Click” oppure scrivendo la propria sigla su un touchscreen. A seconda delle modalità con cui viene predisposta la raccolta della firma, si distingueranno poi la Firma Elettronica Semplice [FES] e la Firma Elettronica Avanzata [FEA].
La firma digitale consiste invece nell’utilizzare, all’atto della firma, un certificato digitale rilasciato da un apposito ente.
Questa offre una maggiore sicurezza rispetto alla semplice firma elettronica perché identifica in modo certo il firmatario e i documenti così sottoscritti hanno valore legale e possono essere opposti verso terzi in caso di giudizio.
Quali passaggi seguire per utilizzare un Document Management System?
Una volta adottato il DMS che meglio si adatta alle esigenze dell’azienda, sono tre i passaggi fondamentali per avviare la trasformazione digitale di questo processo. Questi passaggi richiedono attenzione ma sono indispensabili per consentire alla tua azienda di svincolarsi dalle limitazioni del cartaceo.
1 – Determinare quali documenti e processi devono essere digitalizzati e automatizzati, quindi iniziare il processo di acquisizione da diversificare a seconda della provenienza dei documenti.
2 – Classificare, contrassegnare ed archiviare i documenti acquisiti in un repository sicuro, in cui gli utenti autorizzati potranno facilmente cercare e trovare i documenti.
3 – Predisporre i livelli di accesso e le autorizzazioni degli utenti che possono accedere o modificare i documenti all’interno del repository, indipendentemente dal reparto o dalla posizione fisica.
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