Nel 2018 in Italia il 7% delle PMI ha avviato progetti di Big Data Analytics. Questa è la percentuale registrata in una ricerca condotta dall’Osservatorio Big Data Analytics & Business Intelligence della School Management del Politecnico di Milano. Ricerca che ha anche appurato come poco meno di un terzo del campione, pari al 31%, si trovi sulla buona strada per la consapevolezza dei benefici di un utilizzo maturo dei Big Data.
Business Intelligence, PMI e Big Data
L’aggettivo “big” associato a “dati” potrebbe essere fuorviante, facendo ritenere che sono soltanto le organizzazioni di grandi dimensioni ad avere l’esigenza di analizzarli per ricavare informazioni cruciali per il business. Ma, se è vero che entro il 2020 per ogni persona verranno creati 1,7 MB di dati al secondo, si capisce perché anche le piccole e medie aziende avvertano sempre più spesso il bisogno di estrarre valore dal flusso di dati che ogni giorno viene generato nella vita dell’impresa. Vendite, acquisti, magazzino, contabilità, fatturazione: sono solo alcune delle tante attività all’origine di un volume enorme di file e documenti. Una mole che, se non governata in maniera efficiente, rischia di far perdere tempo e di causare un dispendio di risorse “catturate” da operazioni parzialmente o del tutto superflue. Per fortuna, uno dei vantaggi della digital transformation è quello di mettere a disposizione, con costi nettamente inferiori rispetto al passato, strumenti evoluti di gestione aziendale (ERP) a beneficio di una platea molto più ampia. Ciò significa che anche le PMI oggi possono avvalersi di sistemi che assolvono sia al compito di gestire le aree e i processi, sia a quello di trasformare in report e tabelle a supporto delle decisioni strategiche tutti questi dati (Business Intelligence).
Il Cloud, l’ambiente giusto per la Business Intelligence per PMI
Il repository in cui i dati confluiscono nelle soluzioni tecnologiche più avanzate, sfrutta le potenzialità del Cloud computing quale ambiente adeguato a contenere e analizzare i Big Data. Ciò rende disponibile la loro lettura da qualsiasi luogo e con qualsiasi device (PC, smartphone, tablet). In tal modo, desumere un quadro di sintesi attendibile dalle attività d’impresa diviene un’azione semplice e automatica. In alternativa, l’approccio consueto abbinato al proliferare di fogli Excel sarebbe molto più lungo e farraginoso, oltre che assai meno accurato in termini di risultati.
Benefici dei Big Data per le PMI
Senza dimenticare che un ERP che disponga di un modulo di Business Intelligence è in grado di incrociare una quantità sterminata di informazioni ricavandole da una o da tutte le funzioni presidiate. Ad esempio, unendo record di acquisti e di vendita per ottenere un report immediato di costi/ricavi; o ancora, confrontando i trend di ordini ricevuti con criteri geografici, di prodotto, di tipologia di cliente ecc. Ai fini di una visione sempre aggiornata dell’andamento d’impresa, tutte le combinazioni sono possibili.
Business Intelligence per PMI: il ruolo dell’ERP
È impossibile, invece, questa visione globale alle PMI sprovviste di un software gestionale di ultima generazione o ERP. Il software, infatti, ha un ruolo chiave nell’organizzazione gerarchica e integrata dei flussi di lavoro, nell’automazione dei processi, nella semplificazione degli adempimenti di natura fiscale e contabile. Molte fonti di inefficienza che rallentano l’operatività della piccola e media impresa dipendono spesso dall’utilizzo di sistemi informatici che non dialogano fra di loro. Per cui viene adoperato uno strumento IT per la fatturazione elettronica, un altro per il magazzino, un altro ancora per l’e-commerce e così via con una conseguente frammentazione del workflow che produce duplicazione di file e confusione sulla loro collocazione, costringendo l’imprenditore a sprecare energie e tempo preziosi nella ricerca delle informazioni che gli occorrono. Al contrario, un impiego proficuo dei Big Data, che guidi scelte consapevoli fondate su numeri reali, può avvenire soltanto se la base dati a cui attinge è unica. E se questa, in aggiunta, è interamente sul Cloud, l’impresa guadagna anche in velocità di analisi, potenza di calcolo e accessibilità dei dati.
ERP e Cloud, binomio perfetto nella Business Intelligence per le PMI
Per comprendere come avvenga l’incrocio tra gli ERP e il Cloud computing, grazie al quale è possibile generare modelli di Business Intelligence per le PMI, è utile sottolineare che sono necessari dei connettori nativi nel sistema gestionale adoperato dall’azienda. A differenza del passato, infatti, quando i software di Business Intelligence venivano installati in modalità on premise, oggi questa evenienza è esclusa sia dalla quantità di dati (Big Data, appunto), sia dalla pluralità di sorgenti da cui provengono. Per questo la “nuvola” è l’ambiente ideale per analizzare una serie di informazioni, evidenziare pattern e somiglianze, restituire tabelle e grafici in base alle query e ai criteri di ricerca impostati. Gli ERP più all’avanguardia, in sostanza, possono collegarsi a servizi in Cloud, talvolta disponibili anche gratuitamente, che offrono dashboard di Business Intelligence per le PMI che, in questo modo, usufruiscono di tool solitamente appannaggio delle grandi organizzazioni. Con il vantaggio di munire anche le piccole e medie imprese di una capacità di conoscenza del proprio business che coincide con una leva competitiva mai avuta in precedenza.