Le 5 caratteristiche e i moduli che non possono mancare al tuo ERP

Il panorama degli ERP (Enterprise Resource Planning), vale a dire dei software che gestiscono, come suggerisce l’espressione inglese, la “pianificazione delle risorse d’impresa”, si è molto arricchito in questi anni. Ai colossi internazionali, si sono affiancati i prodotti software made in Italy nati per rispondere soprattutto, ma non solo, al bisogno di adeguare le funzioni amministrative e contabili a una normativa particolarmente intricata come quella italiana. Se anche la tua azienda dispone già di un ERP oppure ha deciso di orientarsi su uno per governare tutti i processi e le attività, ecco cinque caratteristiche che non devono assolutamente mancare nel sistema su cui ricadrà la tua scelta:

1. Flessibilità

Un ERP deve essere anzitutto flessibile, in grado cioè di adattarsi a qualsiasi tipologia di impresa, a prescindere dal settore in cui opera e dalle sue dimensioni. In passato vigeva la regola di implementare architetture IT complesse e molto costose a cui l’azienda era costretta ad adeguarsi. Tanto che qualsiasi cambiamento successivo non solo era difficile da aggiungere nel sistema, ma era anche assai oneroso. Oggi, invece, uno dei vantaggi della digital transformation è quello che vede le organizzazioni guidare lo sviluppo delle soluzioni, e non viceversa. Per cui la flessibilità è sinonimo di aderenza malleabile al contesto aziendale specifico, ma anche di estendibilità a tutte le esigenze che dovessero sorgere in futuro, senza che questo comporti costi imprevisti e fuori controllo.

 2. Modularità

È un’altra maniera per definire la flessibilità, ma che si riferisce alla struttura dell’ERP. Ormai l’identificazione dell’Enterprise Resource Planning con il classico “gestionale aziendale” non corrisponde alla realtà. L’ERP, infatti, non è un singolo software, ma un ecosistema in cui sono integrate diverse funzioni tramite moduli ad hoc. In genere prevede i seguenti moduli: amministrazione, vendite, logistica e magazzino, produzione, management. Ma la gamma dei moduli è potenzialmente infinita ed espandibile. Così come il livello di dettaglio che ciascuno di essi può raggiungere in una o più aree d’impresa. Un’industria manifatturiera, ad esempio, si focalizzerà su quelli che permettono di ottimizzare le fasi produttive. Un retailer, invece, sarà sensibile al governo della logistica e al presidio dei canali di vendita.

La modularità, in ogni caso, a prescindere dai settori economici in cui trova applicazione l’ERP, deve coprire tutti i processi rilevanti dell’azienda. Idealmente l’Enterprise Resource Planning deve abbracciare una gamma completa di funzionalità che vanno dal CRM al bilancio di esercizio, dalla fatturazione elettronica al project management, dai listini di vendita all’e–commerce. Se si pensa a quest’ultima evenienza, per esempio, l’apertura di un canale di vendita online può diventare un’esigenza prioritaria alla quale, fino a qualche tempo prima, l’azienda aveva dato scarsa importanza. Nel periodo di lockdown collegato all’emergenza sanitaria Covid-19, l’e-commerce è stato l’ancora di salvezza per molte organizzazioni. Il fatto che un ERP ne preveda di default fra i suoi moduli uno con cui attivare la vendita Web è un’opportunità da non sottovalutare. Anche perché l’avvio di un e-commerce deve necessariamente essere inserito all’interno dei vari processi amministrativi, logistici e di marketing dell’intera azienda. Non solo. Un assetto modulare deve anche predisporre ad accogliere eventuali cambiamenti che si dovessero presentare in futuro. Tra quelli più diffusi, si possono citare l’inaugurazione di nuove filiali o di nuove linee produttive, l’aggiornamento degli adempimenti derivanti da modifiche nella legislazione vigente, la connessione tramite API (Application Programming Interface) con applicazioni di terze parti o con social media per i quali i clienti manifestano una spiccata predilezione. Una caratteristica che ci porta a quella successiva riguardante la capacità di integrazione.

 3. Integrazione

Tanti moduli non significa dispersione di valore. E il valore, nel mondo contemporaneo, deriva dai dati. Il tuo ERP deve condividere una base dati comune che consenta una navigazione da un’area all’altra, abbatta i silos tra funzioni e reparti, renda immediato estrapolare informazioni o recuperare documentazione con un click. In altre parole, la modularità dell’architettura deve essere pienamente integrata. In tal modo si consegue l’obiettivo di agevolare il workflow trasversale tra le business unit, ma anche di avere sempre a disposizione un quadro aggiornato dell’andamento dei processi che possa trasformarsi in supporto alle decisioni strategiche. Cosa possibile con moduli di Business Intelligence, anch’essi integrati nell’ERP.

 4. Facilità d’uso

Che si tratti di Business Intelligence o di controllo di gestione, un ERP deve essere user friendly. Il che si traduce nella facilità di gestione e nell’immediatezza del reperimento di ciò che serve. E si traduce anche nella disponibilità di tutte le informazioni su qualsiasi device, smartphone compreso. Non ultimo, la facilità d’uso impatta sulla celerità di adozione da parte di tutti i dipendenti, con ricadute sull’operatività. Un sistema molto complesso, infatti, implica periodi di formazione e coaching più lunghi, rallenta i consueti flussi di lavoro, favorisce un’atmosfera poco collaborativa fra coloro che devono ricorrere quotidianamente all’ERP. Per questo deve essere facile da usare e, perché no, graficamente appealing.

5. Prossimità

Poiché l’ERP deve calzare come un guanto, è bene che chi lo sviluppa sia sulla stessa lunghezza d’onda di chi dovrà poi adoperarlo. Occorrono, cioè, capacità d’ascolto, fiducia, conoscenza effettiva del mercato in cui si muove l’impresa utilizzatrice, esperienza nel rilascio di soluzioni identiche o analoghe. La prossimità geografica tra l’azienda produttrice dell’ERP e il cliente rappresenta un elemento di cui tener conto. Potrebbe portare dei benefici sia al momento della definizione dei fabbisogni sia in quelli successivi, soprattutto se dovessero sorgere dei problemi che, probabilmente, una maggiore vicinanza sarebbe in grado di risolvere più velocemente. Infatti, per il cliente è di fondamentale importanza poter contare su un servizio assistenza di qualità, cioè che sia in grado di gestire velocemente e al meglio le proprie problematiche. Spesso le aziende non riconoscono il reale valore del Customer Service e lo considerano un costo su cui non conviene investire. Niente di più sbagliato, in un mercato sempre più competitivo un servizio assistenza di qualità può rappresentare il mezzo strategico per fidelizzare i propri clienti e conquistarne dei nuovi.