Il caso Boero: un approccio strutturato per la gestione del credito

Il caso Boero: un approccio strutturato per la gestione del credito

INTERVISTA A FRANCESCO RESSA, CREDIT MANAGEMENT

Fondata nel 1831,  Gruppo Boero è un’azienda italiana che formula e produce pitture e vernici per i settori edilizia e yachting.

Da febbraio 2021 Gruppo Boero è partner di CIN, azienda portoghese leader nel mercato iberico delle pitture e vernici, posizionandosi così tra i principali player mondiali e confermandosi come primo gruppo italiano del settore. La ricerca tecnologica, lo studio e lo sviluppo delle innovazioni nell’ambito del colore costituiscono da sempre le caratteristiche vincenti della filosofia del Gruppo, azienda con sistema di gestione integrato certificato ISO 9001, ISO 14001 E OHSAS 18001. L’attenzione all’impatto sul territorio e sulla comunità caratterizza non solo le diverse fasi del ciclo produttivo e distributivo, ma sempre di più anche i processi e le strategie aziendali. www.gruppoboero.it

COME NASCE L’ESIGENZA DI UN APPROCCIO STRUTTURATO PER LA GESTIONE DEL CREDITO?

Il progetto di implementazione del software di credit management Eloficash parte nel 2012 in seguito all’aggiornamento del gestionale con il passaggio a Sage X3. Nell’ambito di questo progetto che ha comportato un vero e proprio “cambio organizzativo”, sono state avviate delle analisi su diverse aree aziendali tra cui, appunto, il Credito, area nella quale sono stati individuati diversi punti critici.
Si lavorava su un prodotto custom legato al precedente ERP, circolavano tanti file Excel e numerose note sul client di posta elettronica: era sostanzialmente una soluzione sviluppata all’interno con invio massivo di comunicazioni. Era necessario un grosso lavoro di allineamento dei dati e di verifica delle quadrature.
In particolare, emersero alcune specifiche esigenze:

• Strategie differenziate per categorie cliente – Possibilità di assegnare specifiche strategie di sollecito a determinate categorie di clienti per essere più efficaci e tempestivi nelle comunicazioni.
• Comunicazione con ERP – Necessità di comunicazione bidirezionale con il nuovo gestionale aggiornando, da un lato, le partite del cliente e dall’altro riportando indietro le informazioni di blocco operativo degli ordini legate allo stato del credito. Era necessario uno strumento che permettesse di caricare o inserire manualmente i reclami e piani di rientro, elementi fondamentali per una gestione del cliente più attenta ed efficace.
• Collaborazione – L’efficacia della gestione del credito non può prescindere dalla collaborazione con le altre aree aziendali, soprattutto con quella commerciale, più coinvolta nel processo del credito e molto rilevante nel nostro settore perché a contatto con il cliente.
• Reportistica – Poter fornire alla nostra Credit Manager e alla Direzione dei report aggiornati sullo stato dei crediti e sulle situazioni che richiedono una particolare attenzione.

Formula Impresoft ci ha proposto Eloficash che andava a coprire tutte queste esigenze con uno strumento web in grado di comunicare facilmente con il nuovo gestionale Sage X3.

COME È CAMBIATO IL VOSTRO MODO DI LAVORARE CON ELOFICASH?

Grazie ad Eloficash siamo riusciti ad organizzare il nostro lavoro in modo più funzionale. Abbiamo definito una Scheda Cliente che riporta in modo chiaro e completo tutte le informazioni raccolte non solo in azienda ma provenienti anche dall’esterno. Infatti, oltre alla comunicazione bidirezionale con la contabilità, riusciamo a recuperare informazioni anche da altre fonti interne ed esterne riportando in Eloficash, ad esempio, alcune delle informazioni commerciali di Cerved: riusciamo così a comunicare con tempestività le informazioni alle altre aree aziendali.

Le funzionalità all’interno di Eloficash non si limitano alla gestione dei solleciti ma riguardano anche il monitoraggio dei piani di rientro e dei reclami, oltre alla gestione delle diverse peculiarità tipiche del nostro settore come ad esempio quelle relative ai tintometri. Inoltre collaboriamo con l’Ufficio Legale, esterno all’azienda, per la gestione della prima fase del processo.

Eloficash ci ha permesso di suddividere le strategie di sollecito tra i clienti ITALIA, ESTERO e GDO e questa operazione ha anche influito sulla riorganizzazione generale delle figure che fanno parte del Credit Management. La Credit Manager accede al sistema con una dashboard di monitoraggio dedicata e sintetica che mette in evidenza solo le criticità che richiedono il suo intervento. Gli altri operatori che accedono alla dashboard di Eloficash vedono informazioni differenti: si possono concentrare sui clienti a loro assegnati.

BENEFICI E RISULTATI OTTENUTI

Eloficash ci ha permesso di avere una visibilità a 360 gradi sui dati del cliente.
La scheda cliente è ricca di informazioni ben distribuite nella pagina e permette di avere un’idea chiara e precisa di quello che è lo stato del cliente. Sono presenti delle sotto schede con ulteriori informazioni che permettono una gestione puntuale dei piani di rientro, dei solleciti e della fase di pre-legale (come detto la fase legale vera e propria viene gestita esternamente).

Nel corso degli anni la soluzione è stata arricchita di ulteriori dati esterni: in Eloficash ora confluiscono reclami che provengono dalla nostra logistica, sono stati inseriti i dati relativi al fatturato, i dati commerciali e altri dati esterni relativi al pay-line di Cerved e all’affidabilità del cliente. In questo modo riusciamo ad avere una gestione puntuale sui clienti critici o su quelli che meritano una particolare attenzione bloccando gli ordini di vendita sul gestionale e trasferendo poi le informazioni dello stato del cliente su Eloficash.
Nel nostro gruppo di lavoro la collaborazione adesso avviene esclusivamente su Eloficash: lo scambio di mail è stato ridotto al minimo e abbiamo quasi totalmente eliminato lo scambio di fogli Excel tramite i quali condividevamo le informazioni sui clienti. Excel viene utilizzato attualmente per la comunicazione all’area commerciale: ogni settimana viene inviato a tutta la rete un tabulato molto dettagliato sulla situazione di “scaduto” e “a scadere” per ogni singolo cliente.

Come valutate l’approccio al Credito sostenibile e predittivo di Formula , che pone al centro il Cliente?

Questo per noi non rappresenta una novità ma un potente arricchimento. Abbiamo infatti già definito in Eloficash altre integrazioni come informazioni e dati quali: fatturato, dati Cerved, ecc. per cui sarebbe molto interessante poter contare su altri dati come quelli di budget e vendite all’interno dell’aging: più dettagli informativi si hanno a disposizione migliori saranno i risultati dell’analisi. La creazione di un patrimonio di informazioni strutturato permette di migliorare queste valutazioni, quindi la riposta è inevitabilmente favorevole a questo nuovo approccio.

Le nuove informazioni utili a questo approccio, sono facilmente reperibili in azienda?

In Boero ci sono dati esterni al sistema gestiti dall’area vendite e dal Controllo di Gestione e attualmente la nostra Credit Manager elabora questi dati in Excel: questo nuovo approccio si tradurrebbe sicuramente in un’importante evoluzione per noi.

Come si tradurrebbe concretamente questo nuovo approccio nella vostra operatività legata al credito, che impatto potrebbe avere?

Sicuramente ci sarebbero dei vantaggi concreti per chi si occupa di credit management: migliore valutazione del cliente e maggiore controllo sulle attività future come ad esempio l’elaborazione del cash flow di tesoreria e un aging “predittivo” che combini budget vendite e abitudini di pagamento.

Queste tematiche potrebbero essere di interesse per il CFO?

Sicuramente potrebbero essere degli spunti di approfondimento soprattutto in un’ottica di condivisione delle informazioni con altre aree dell’amministrazione quali la tesoreria e il controllo di gestione. Anche per il CFO ci sono margini di miglioramento nel supporto alla governance. L’obiettivo è chiaramente quella di iniziare un percorso per sviluppare nuove funzionalità e integrarle con quanto già presente.