Order to Cash: dall’ordine all’incasso. Semplice da dire, meno semplice di quanto possa sembrare da mettere in atto. Perlomeno in modo veloce, efficiente, efficace. Si tratta infatti di un modo in cui un’organizzazione – di qualsiasi tipo – fornisce un bene o un servizio in cambio di denaro. Si tratta di un processo cruciale, che deve soddisfare contemporaneamente le esigenze di chi offre il servizio/bene con quelle del cliente che lo acquista e dal quale dipende, quindi, la sopravvivenza stessa del business.
Che cosa significa Order to Cash?
L’Order to Cash (chiamato anche OTC o O2C) è un processo solo apparentemente semplice, perché in realtà si compone di ben 6 fasi:
- L’ordine da parte del cliente
- La sua elaborazione (dal punto di vista software e amministrativo)
- La sua preparazione (che coinvolge magazzino e logistica)
- La spedizione al cliente (e relative modalità di trasporto)
- La fatturazione
- L’incasso
Come si vede, i reparti coinvolti in quest processo sono molti e diversi tra loro: ecco perché il processo, per essere efficiente, necessità di grande attenzione a tutti i livelli.
Le criticità principali dell’Order to Cash
Proprio perché chiama in causa diversi reparti/fasi, l’Order to Cash può andare incontro a delle criticità. La principale è l’inefficienza, che può essere causata dalla necessità di troppe attività manuali e dal conseguente e collegato possibile errore umano. Un ordine inserito in modo sbagliato oppure un ordine duplicato genera una fattura errata, ritardi nell’incasso e anche nel pagamento, poiché la fattura potrebbe essere contestata. Questo si traduce in una perdita per l’azienda.
Se poi i reparti coinvolti nel processo sono tanti, aumentano anche le possibilità di errore. La cosa più importante, in questo caso, è riuscire a individuare eventuali colli di bottiglia e le cause di questi intoppi. Una volta trovato il percorso più efficiente per completare l’ordine di acquisto, è possibile impostarlo come best practice.
Infine, i ritardi nell’incassare le fatture possono generare una mancanza di liquidità per l’azienda. Infatti, Fino a quando i clienti non saldano le proprie posizioni aperte, la liquidità rimane vincolata nei crediti. È quindi necessario accelerare gli incassi, e il miglior modo per farlo è quello di migliorare il cash flow dell’impresa.
Order to Cash, le soluzioni
Una revisione del processo dell’Order to Cash consente di arrivare a un notevole risparmio di tempo – che potrà essere sfruttato per attività a maggior valore aggiunto – e denaro, grazie a una migliore soddisfazione del cliente, a incassi tempestivi, alla riduzione di eventuali dispute e quindi a un più elevato tasso di fidelizzazione. Ecco perché affidarsi a un software dedicato e a strumenti analitici è sicuramente la soluzione migliore. Questo, infatti, consentirà di:
- automatizzare il trattamento degli ordini, eliminando o fortemente limitando le possibilità di errore
- centralizzare la raccolta dei dati del cliente
- migliorare la comunicazione tra i reparti, rendendola più efficiente
- digitalizzare la fatturazione e la gestione dei documenti
- automazione del processo di riscossione dei crediti
L’automatizzazione del processo dell’Order to Cash elimina attività gravose per il personale, quali l’inserimento manuale degli ordini. Liberati da questi compiti, i collaboratori possono dedicare più tempo ad attività più significative per l’azienda, quali, in primis, la customer relationship. Un Order to Cash efficiente, inoltre, garantisce che il cliente viva la migliore esperienza di ordine, pagamento e spedizione possibile.
L’utilizzo di altri strumenti digitali integrati, infine, consente anche analisi ed elaborazioni dei dati più approfondite, che potranno essere utilizzate per migliorare i flussi di cassa e il bilancio complessivo dell’attività.
Particolare attenzione va posta al processo di credit collection, che permette di chiudere il processo di Order to Cash e, se seguito correttamente, di ridurre il DSO.
Il software di credit management ELOFICASH è una piattaforma integrata di gestione del credito (credito, reclami, contenziosi, prospect, marginalità, budget vendite, ecc…). I clienti di ELOFICASH mediamente hanno riscontrato una riduzione di circa il 12% del DSO, con una distribuzione tra il 4% ed il 24%. I loro flussi di cassa hanno avuto un incremento anche del 20%, che si rispecchia in una riduzione del fondo svalutazione crediti.
Grazie ad ELOFICASH i collector vengono alleggeriti dalle attività di identificazione dei clienti da sollecitare, dalla definizione delle priorità d’intervento e dalla generazione della documentazione da inviare. Possono così concentrarsi sulla gestione dei clienti strategici e sulle comunicazioni estemporanee con i clienti.