Dalla tracciabilità di frutta e verdura alla logistica, dalla gestione del workflow all’ottimizzazione di margini e ricavi, dal conferimento alla vendita: sono tanti gli aspetti a cui deve far fronte un software per l’ortofrutta.
Riuscire a distinguere gli Enterprise Resource Planning dedicati esclusivamente al settore dell’ortofrutta, come Star4, che si caratterizzano per completezza, flessibilità e semplicità d’uso, richiede un’attenta lettura dei fabbisogni principali della filiera ortofrutticola per capire quali sono le tecnologie che meglio di altre possano offrire una risposta esaustiva.
Nell’attuale panorama internazionale il settore ortofrutticolo italiano occupa i primi posti per le denominazioni certificate DOP, IGP e STG. Questo non significa che non debba affrontare un mercato altamente competitivo. Infatti, la situazione della bilancia commerciale nella filiera ortofrutticola, in base ai calcoli di Fruitimprese basati su dati Istat, nel 2019 vede il saldo positivo nel nostro Paese fermo a 348,6 milioni (contro i 781,7 del 2018). Tuttavia, è bene sottolineare che, nonostante l’import superi l’export in quantità, con 3,7 milioni di tonnellate contro 3,6 milioni, dal punto di vista del valore economico l’export rimane superiore all’import, cioè 4,6 miliardi contro 4,2 miliardi. Segno che la qualità del prodotto made in Italy continua a fare la differenza, anche se scopriremo nei prossimi mesi quanto l’abbia fatta anche nel periodo di quarantena globale causato dal coronavirus.
Certo è che persistono alcune criticità, a cominciare dalla storica frammentazione dell’offerta, tipica del comparto, che ha un riflesso immediato anche su una debolezza congenita dei sistemi utilizzati a supporto della logistica. Se questo è un vulnus dell’intero settore, a livello di singoli operatori dell’ortofrutta esistono una serie di fattori che impediscono di ottimizzare la logistica interna. Questi fattori sono riconducibili soprattutto a 3 carenze nella dotazione infrastrutturale delle aziende:
- mancanza di un gestionale completo e specializzato nell’ortofrutta
- separazione delle funzioni di tracciabilità da quelle logistiche e di magazzino
- scarso controllo di tutte le fasi di lavorazione e dei costi relativi
I problemi della filiera ortofrutticola e come porvi rimedio
In questi anni le aziende ortofrutticole hanno adottato tecnologie innovative che, a motivo dei ritmi tumultuosi e rapidi della digital transformation, sono diventate ben presto obsolete. Per questo, anche le organizzazioni che dispongono di piattaforme informative per i principali processi aziendali, oggi devono fare i conti con esigenze di integrazione con nuove funzionalità richieste da mercati sempre più fluidi, nonché con problemi legati all’aggiornamento periodico dei sistemi e alla compliance normativa sollecitata da una legiferazione nazionale e comunitaria assai composita in materia.
In un tale quadro, la logistica rappresenta una leva strategica che va inserita organicamente nell’insieme dei processi gestiti dall’impresa dell’ortofrutta, altrimenti risentirebbe delle medesime difficoltà di integrazione e aggiornamento dell’architettura generale.
Un ERP (Enterprise Resource Planning) moderno e verticale, sviluppato cioè appositamente per rispondere ai fabbisogni specifici del settore ortofrutticolo in epoca 4.0, può diventare la soluzione più idonea affinché i fenomeni connessi alla supply chain siano inquadrati correttamente nel contesto dell’intera filiera.
Tracciabilità, rintracciabilità e logistica: perché è importante nel settore ortofrutticolo
Tracciabilità e rintracciabilità sono elementi focali nel settore ortofrutticolo, essenziali sia per le aziende sia per i consumatori. Consistono nei processi informativi che seguono il prodotto lungo tutta la filiera ortofrutticola, dall’origine alla trasformazione, fino alla consegna.
Per tutti gli operatori del comparto, la gestione di questi processi è obbligatoria e in Europa è normata dal Regolamento CE n. 178 del 2002 in materia di tracciabilità e rintracciabilità. Invece la sua ottimizzazione, cioè non la mera adesione a ciò che prescrive la legge, ma il governo evoluto dei flussi di lavorazione, può diventare una leva competitiva per distinguersi sul mercato. Allo scopo servono strumenti moderni, come ad esempio gli ERP verticali, software per l’ortofrutta che, essendo sviluppati appositamente per il settore, rispondono efficacemente a tale esigenza.
Infatti, la tracciabilità e rintracciabilità di frutta e verdura fatta ricorrendo a modalità rudimentali è fonte di rallentamento nelle tempistiche, oltre che causa potenziale di maggiori errori. Al contrario, un ERP che contempli in contemporanea tracciabilità e logistica consente di ottimizzare la seconda, mentre assicura l’adeguamento previsto da una normativa molto rigorosa, proprio perché ha a che fare con la tutela della salute dei consumatori.
L’efficientamento, inoltre, trova un alleato in più quando il gestionale è collegato a terminali mobili e computer veicolari in grado di registrare tutti i movimenti in ingresso e in uscita, automatizzando così compiti che, in assenza di questi device, dovrebbero essere svolti manualmente o comunque con l’inserimento dei dati tramite tastiera. Il che corrisponde ad altrettanti minuti preziosi sottratti ad attività più importanti.
Il contributo dell’ERP nella gestione della tracciabilità dei prodotti ortofrutticoli
Uno dei principali fattori che frena il miglioramento della logistica nell’ortofrutta potrebbe essere definito come una sorta di “cecità” su ciascuno dei momenti in cui la merce transita in azienda. Una cecità che si concretizza nell’ignorare quali siano i costi imputabili a ogni stadio del workflow o quali i punti critici e le inefficienze da affrontare.
Un gestionale ad hoc, invece, tramite uno o più moduli dedicati di Business Intelligence, intercetta i costi durante tutti gli step della supply chain, illuminando le eventuali zone d’ombra e fornendo gli elementi di conoscenza necessari a risolvere i problemi prima che intacchino la redditività dell’azienda ortofrutticola. Una voce, quella della redditività, sulla quale l’organizzazione logistica pesa in maniera rilevante.
Il primo contributo offerto da un ERP all’ottimizzazione di tracciabilità e rintracciabilità deriva perciò dalla sua capacità di aumentare la precisione e l’accesso ai dati. Grazie all’interfaccia con device mobili, il sistema accompagna il prodotto in tutte le fasi che ne caratterizzano il percorso. Con il vantaggio di impedire dispersioni informative all’interno del ciclo e di minimizzare gli errori di tracciamento. Se, infatti, in occasione del conferimento, l’etichettatura di prodotti o imballi avviene in maniera corretta, poi è praticamente impossibile che negli step successivi questo dato si corrompa. In ogni caso, se interviene un imprevisto durante la lavorazione, l’ERP consente di risalire subito al problema, proprio perché governa tutto il flusso di attraversamento, facendo risparmiare tempo e risorse a titolare e dipendenti dell’azienda.
Integrazione logistica e ottimizzazione di picking/packing nella filiera dell’ortofrutta
Da quanto detto sopra, si ricava un’altra ragione che spiega l’importanza che una tracciabilità ottimizzata della filiera assume per le imprese dell’ortofrutta. Si tratta dell’integrazione con la logistica interna.
Poiché il transito della merce è sempre controllato, lo è anche la sua collocazione nel contesto del magazzino e, soprattutto, sugli scaffali e dentro le celle frigorifere. L’individuazione immediata della frutta e verdura presente in deposito è consentita dalla logica stessa dell’architettura informativa, che si ispira a criteri rigorosi di abbinamento di codici e matricole ai prodotti o ai lotti. Questo fatto evita di dover fare affidamento esclusivamente sulla memoria o sulla consuetudine degli operatori, semplificando loro il lavoro di recupero dei prodotti e abbassando il lead time dal conferimento alla vendita.
In tema di logistica e tracciabilità, ci sono due momenti che incidono particolarmente sull’efficienza generale della filiera ortofrutticola. Uno, quello iniziale del picking, si riferisce al prelevamento dal pallet o dallo scaffale; l’altro, il packing, alla preparazione dell’imballo per la spedizione. Queste funzioni non si limitano allo spostamento meccanico della merce, ma richiedono una serie di attività amministrative quali il caricamento dei dati del documento di trasporto in entrata, e l’emissione di fattura e DDT in uscita. Entrambe possono essere velocizzate con l’ausilio di un ERP in cui i meccanismi di tracciabilità dialoghino con il reparto amministrativo. In questo modo basterà utilizzare un lettore barcode per trasformare la bolla di consegna in un file digitalizzato e cliccare un tasto per ottenere tutta la documentazione in vista dei preparativi per la spedizione.
Caratteristiche, funzionalità e vantaggi di un software per l’ortofrutta
Nella filiera ortofrutticola, tracciabilità, rintracciabilità e logistica svolgono un ruolo strategico, ma le cooperative agricole, le organizzazioni dei produttori (OP), i vivai, le aziende di commercializzazione dell’ortofrutta possono trarre anche altri importanti vantaggi dall’introduzione di un ERP specifico per la loro tipologia di business. I tre principali sono:
- gestione completa e verticale dell’intero workflow
- aumento delle vendite e del fatturato
- incremento dei margini con sistemi di Business Intelligence
1. Gestione completa e verticale di tutto il workflow nella filiera dell’ortofrutta
A un ERP non sfugge nulla: dagli adempimenti di natura amministrativa e contabile alla gestione delle lavorazioni e delle trasformazioni, dal ritiro dei prodotti alla vendita, dalla preparazione alla spedizione, fino all’archiviazione documentale e alla fatturazione elettronica, resa obbligatoria nel 2019.
La completezza di un sistema informatico garantisce maggiore efficienza al workflow delle aziende del settore ortofrutticolo, evitando la frammentazione causata dal proliferare di fogli di calcolo Excel o da una sovrapposizione di software, ciascuno dei quali focalizzato su un singolo aspetto della vita dell’impresa.
Gli ERP, infatti, sono concepiti come architettura modulare che raggruppa tutte le funzioni salienti in modo tale da avere sempre, grazie ad alcuni semplici click, sia la visione d’insieme sia il dettaglio per singola area. Inoltre, gli Enterprise Resource Planning più moderni affiancano alla capacità di essere esaustivi la semplicità d’uso, ad esempio rendendo possibile la consultazione dei dati non solo da desktop, ma anche in mobilità tramite smartphone e tablet.
In aggiunta a quelle generali indicate sopra, l’ERP prevede alcune voci specifiche per le attività tipiche della filiera ortofrutticola. Tra le principali rientrano quelle per il conferimento, con cui rilevare gli aspetti quantitativi e qualitativi di ogni partita, e quelle per la liquidazione, sia che conferisca il socio di una cooperativa sia che si tratti di un’altra tipologia di produttore.
Accanto a queste voci, l’ERP contempla ulteriori moduli che consentono, ad esempio, la gestione del catasto colturale e del quaderno di campagna, compreso il registro dei trattamenti, in linea con quanto stabiliscono il D.Lgs. 150/2012 e le norme previste in caso di agricoltura biologica.
2. Come un software per l’ortofrutta incide nel determinare vendite e fatturato
Una delle voci più importanti legata al volume d’affari di un’azienda del settore ortofrutticolo è quella riferita alle vendite. Se le vendite aumentano, aumenta di conseguenza il fatturato. Uno software per l’ortofrutta, quindi specifico del comparto, ottimizza i processi lungo tutta la filiera, dal ritiro del prodotto alla sua commercializzazione, limitando al minimo le inefficienze e raggiungendo il mercato nel minor tempo possibile. Questo è dovuto soprattutto alla sua capacità di automatizzare i flussi logistici e di magazzino, nonché alla sua attitudine a snellire le fasi iniziali di ingresso e conferimento dei prodotti ortofrutticoli.
La prima ricaduta, dal punto di vista delle vendite, influisce sulla disponibilità della merce, che è pronta e imballata per essere consegnata o spedita più celermente. La variabile del servizio per chi compra non è un aspetto irrilevante, ma spesso rappresenta un elemento dirimente a parità di prezzo e qualità di frutta e verdura acquistati. Così come la percentuale di errore, la cui reiterazione ha un impatto sia verso l’esterno sia verso l’interno: nel primo caso, può spingere il cliente, ad esempio un rappresentante della grande distribuzione organizzata, a rivolgersi altrove; nel secondo, un eccesso di contestazioni o di resi sono causa di spreco che erode redditività all’azienda. Problemi che un Enterprise Resource Planning può contenere, proprio perché tutte le fasi sono sottoposte a un controllo costante e affidabile attraverso i diversi moduli che presiedono a ciascun processo dell’impresa.
3. Business Intelligence, l’alleato per incrementare i margini nell’ortofrutta
Sul fronte dell’incremento dei margini di guadagno, l’ERP permette di parametrare i costi sui ricavi suddividendo l’analisi per categorie specifiche. Ad esempio, al momento del conferimento, determinare quale sia il giusto prezzo d’acquisto o scoprire che su alcuni prodotti ortofrutticoli c’è una marginalità superiore rispetto ad altri, può far decidere di approvvigionarsi maggiormente di alcuni e meno di altri. O ancora, verificare che il materiale utilizzato per gli imballi è troppo costoso oppure non garantisce la tenuta del fresco come dovrebbe, è un buon punto di partenza per porre rimedio a questa criticità.
La definizione dei margini, poi, è una leva formidabile se si dispone di strumenti a carattere previsionale. Spesso, i criteri con cui si acquistano quantitativi e varietà di frutta e verdura si basano sull’esperienza e sull’intuito. Poter contare, invece, su uno storico recente o più distante nel tempo, suddiviso per molteplici chiavi di ricerca, costituisce uno strumento di conoscenza fondamentale per comprendere i margini netti e lordi della propria attività. A ciò servono i moduli di Business Intelligence incardinati nei più moderni ERP del settore ortofrutticolo.
Aumentare il fatturato senza un sistema che monitori i costi, e le eventuali fonti di improduttività, potrebbe rivelarsi un obiettivo insufficiente ai fini di una gestione oculata dell’impresa. Un ERP ha il vantaggio di mettere in grado l’imprenditore di sapere in tempo reale dove si annidano le perdite dentro la catena del valore e dove, al contrario, si collocano le maggiori opportunità di profitto.
Star4: il software per l’ortofrutta innovativo
Star4, il software ERP di Formula Impresoft, è stato pensato appositamente per il settore ortofrutticolo. Da circa 40 anni, infatti, contribuisce a semplificare la vita di consorzi, cooperative, organizzazioni di produttori, aziende commerciali e industriali. Tantissimo tempo, se si pensa a quanto rapida sia oggi l’obsolescenza dei prodotti tecnologici. La durata, in questo caso, è indice dell’apprezzamento degli attori che operano in questo ramo ed è anche una testimonianza indiretta della sua innovazione continua.
Inoltre, nel panorama dei software per l’ortofrutta, Star4 si distingue perché, oltre ad affrontare in maniera completa e modulare tutti gli aspetti principali della filiera ortofrutticola (amministrazione, contabilità, fatturazione elettronica, conferimento, tracciabilità, logistica, magazzino, rapporti con la pubblica amministrazione, catasto colturale ecc.), è in grado di offrire una marcia in più a supporto del business, mettendo a disposizione strumenti evoluti di analisi, reperimento e consultazione dei dati che facilitano i compiti e le scelte dei titolari e dei responsabili di reparto.
Copertura completa di tutti i processi del settore ortofrutticolo con Star4
Il software per l’ortofrutta sviluppato da Formula Impresoft, anzitutto consente di coprire tutte le problematiche a cui deve far fronte un’azienda che opera nella frutta e verdura. In particolare:
- amministrazione e contabilità
- tracciabilità, logistica, magazzino
- gestione conferimento e liquidazione
- catasto colturale
- quaderno di campagna
- rapporti con la pubblica amministrazione
- archiviazione e fatturazione elettronica
- analisi dei dati in ottica di Business Intelligence
Il suo essere esaustivo, solleva il titolare e i collaboratori da una serie di incombenze che sono causa di perdite di tempo e di rallentamento dell’operatività quotidiana. Con Star4, il moltiplicarsi di fogli di calcolo Excel e l’organizzazione farraginosa dei flussi di lavoro diventano un ricordo. Al loro posto, subentra una modalità snella ed efficiente di governare tutto il workflow, con ricadute in termini di maggiore produttività e incremento del fatturato.
Basti pensare, ad esempio, a quanto incidano sul business lentezza e farraginosità nell’ottenere le informazioni che servono, quando servono: dalla risposta da dare a un cliente su un preventivo, a una contestazione su una mancata consegna, fino a un errore imputabile alla fase di conferimento. Tutto il tempo sprecato nel recupero della documentazione a corredo è sottratto ad altre attività, magari più importanti.
Per questo Star4 propone una navigazione dei dati estremamente semplice, in cui l’archiviazione segue regole intuitive che permettono di trovare il documento con pochi clic. Il governo del workflow avviene sia in modalità verticale, vale a dire su ogni area specifiche, sia in chiave orizzontale, cioè trasversale a tutte le funzioni. Star4, in sostanza, abbatte i cosiddetti silos fra un reparto e l’altro, facendo dialogare la contabilità con la logistica, il magazzino con la tracciabilità, il quaderno di campagna con la normativa in materia di trattamenti e così via.
Flessibilità e semplicità d’uso: come Star4 ottimizza il lavoro nell’ortofrutta
Alla completezza, Star4 affianca un’estrema flessibilità, poiché può essere adoperato da tutte le realtà che sono specializzate nella filiera ortofrutticola: dalle imprese commerciali a quelle di trasformazione, dalle organizzazioni dei produttori alle aziende di mediazione, fino ai vivai e a quante trattano il biologico.
Le personalizzazioni possibili, all’interno di un quadro comune di esigenze, sono tantissime, ma anche facilmente implementabili. Star4, infatti, non è il classico ERP che si rivolge a qualsiasi tipologia di azienda che, poi, deve essere adattato a quelle del settore ortofrutticolo. Nasce appositamente per loro e ne conosce perfettamente tipicità, modelli organizzativi e necessità. Tanto da aver trovato impiego con successo nei vari contesti riconducibili alla medesima filiera.
Oltre a essere modellabile per ogni tipologia di impresa dell’ortofrutta, il sistema di Formula Impresoft presenta una duttilità innovativa nei modi di utilizzo. Può essere, infatti, installato in locale (on-premise) oppure attingibile come servizio in Cloud, a seconda delle infrastrutture IT legacy con cui deve integrarsi.
Un ulteriore elemento che fa di Star4 un ERP particolarmente indicato per gli operatori del settore ortofrutticolo è la sua semplicità d’uso. Il che significa che la sua adozione non richiede lunghe e complesse sessioni formative affinché, chi se ne serve, sia messo in condizione di muoversi agevolmente all’interno dei suoi moduli. Star4, in sostanza, è intuitivo e di immediata comprensione.
La Business Intelligence di Star4 che puoi portare sempre con te
Nella sua architettura, infine, Star4 prevede la funzione di Business Intelligence, con cui è possibile estrapolare report, statistiche, indicatori, grafici sempre aggiornati dall’insieme dei dati governati singolarmente da ciascuno dei moduli.
Le analisi possono essere condotte sulle vendite e sugli acquisti, segmentando un periodo di riferimento e abbinandolo a un cliente, a un prodotto, a una partita, a un lotto, a una zona geografica ecc… Invece di dover fare affidamento alla propria memoria o di doversi sobbarcare il calcolo incrociato su documenti cartacei o su voluminosi file Excel, Star4 restituisce immediatamente i risultati desiderati sulla base dei criteri di ricerca impostati, consentendo un confronto in tempo reale con il budget e con il piano dei costi preventivato.
Lo stesso può fare a sostegno del controllo dei margini, riuscendo a verificare l’impatto dei costi sui ricavi suddivisi per categorie di analisi a vari livelli, che vanno dal particolare più dettagliato (singolo prodotto o cliente) al quadro generale, focalizzato su specie, varietà, linea ecc… Non solo. Un’altra caratteristica di Star4 è quella di mettere a disposizione tutti questi dati su qualsiasi device, tablet e smartphone compresi. Questo vuol dire, ad esempio, che è possibile partecipare a fiere di settore, incontrare i produttori sui loro terreni di coltivazione, intervenire sui tavoli istituzionali, senza dover rinunciare ad avere sempre sottomano tutte le informazioni inerenti la propria azienda.