Le Società del Gruppo Impresoft hanno adottato un sistema di gestione delle segnalazioni whistleblowing che prevede specifici canali di comunicazione per la ricezione e gestione delle segnalazioni, anche in forma anonima, di presunte irregolarità come riportato nella Procedura  per la gestione delle segnalazioni Whistleblowing.

Si invitano tutte i dipendenti e collaboratori delle Società del Gruppo Impresoft nonché tutti gli altri soggetti che interagiscono con le Società del Gruppo Impresoft a segnalare qualsiasi violazione rilevante ai fini della Procedura di cui gli stessi vengano a conoscenza, in qualunque fase del loro rapporto con le Società del Gruppo.

I canali di comunicazione e l’oggetto delle segnalazioni

Le segnalazioni devono essere inviate attraverso i seguenti canali:

Si raccomanda al segnalante di accedere periodicamente al Canale Digitale di Segnalazione per verificare l’eventuale presenza di richieste di chiarimenti relative alla segnalazione inoltrata.

 

  • mediante l’indirizzo di Posta Cartacea: presso MN Tax & Legal in Corso di Porta Nuova, 46 - 20121 Milano.

È necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento (salvo si tratti di segnalazione anonima); la seconda con la segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “Riservata al Gestore Segnalazioni”.

Si rinnova l’invito a utilizzare il Canale Digitale di Segnalazione, salvo che per ragioni di carattere tecnico non sia possibile accedervi, poiché:

  • l’uso di canali alternativi non può garantire il medesimo livello di protezione dei segnalanti e di efficienza nella gestione delle segnalazioni;
  • in caso di segnalazione anonima, l’uso del Canale Digitale di Segnalazione è l’unica modalità che consente di chiedere chiarimenti al segnalante, mantenendo il suo anonimato.

La segnalazione può avere ad oggetto:

  • violazioni del Codice Etico di Gruppo,
  • condotte illecite, rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001 e violazioni del Modello 231;
  • illeciti che rientrano  nell'ambito  di  applicazione  degli atti  dell'Unione  europea  o  nazionali  ovvero  degli  atti  nazionali  che  costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
  • atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
  • atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);
  • atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.
  • violazioni, potenziali o effettive, delle disposizioni dettate in funzione di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo.

Garanzia di anonimato e divieto di atti di ritorsione

Le Società del Gruppo Impresoft garantiscono la confidenzialità dell’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità.

I soggetti segnalati sono tutelati per quanto attiene sia alla confidenzialità delle segnalazioni che li riguardano e delle eventuali indagini svolte, sia alla protezione degli stessi da eventuali segnalazioni ritorsive e/o diffamatorie.

Sono espressamente vietati atti ritorsivi, vessatori o discriminatori, diretti o indiretti, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione; tale protezione è garantita al segnalante anche quando la segnalazione, seppur infondata, si basi su criteri di buona fede e ragionevolezza.

Le violazioni della procedura e delle disposizioni in essa contenute possono essere oggetto di sanzioni disciplinari.

Soggetti deputati alla ricezione e gestione delle segnalazioni

La gestione dei canali di segnalazione è affidata ai Gestori delle Segnalazioni individuati in due professionisti presso lo Studio MN Tax & Legal.

Tempistiche di riscontro

Entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione verrà rilasciato al segnalante un avviso di ricevimento.

Entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento verrà riscontrata la segnalazione ovvero entro sei mesi in caso di Segnalazione esterna se ricorrono giustificate e motivate ragioni.

Modalità di archiviazione e conservazione delle segnalazioni

Il termine di conservazione dei dati è fissato a 5 anni dalla conclusione della procedura di segnalazione, come disciplinato dall’art. 14 comma 1 del d. lgs. 24 del 2023.

Documenti implementati dalle Società del Gruppo Impresoft

Come richiesto dal Regolamento UE n. 679 del 2016 (c.d. GDPR) e dal d. lgs. 24 del 2023, le Società del Gruppo Impresoft hanno adottato la seguente documentazione:

Le Società del Gruppo hanno provveduto a nominare i fornitori che compiono operazioni di trattamento per conto delle Società quali responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR e a nominare le persone autorizzate a ricevere e dare seguito alle segnalazioni ai sensi dell’art. 29 del GDPR.