Ricordate i tempi in cui cercare un documento in archivio era un’impresa degna di Indiana Jones? Con il Document Management e l'e-documentation quell’epoca è finita.
E-documentation e Document management system: nuove prospettive?
Quando si parla di document management si intende la gestione dei documenti che viene realizzata attraverso i software chiamati Document Management System (DMS). Non si tratta semplicemente di scansire i documenti cartacei per farne dei PDF ma di digitalizzarne il contenuto in modo da renderlo ricercabile, organizzabile, accessibile da qualsiasi dispositivo e condivisibile in modo facile e veloce.
Non solo, grazie ai sistemi di document management è possibile assegnare diversi livelli di accesso ai documenti, in base al profilo di ogni utente.
I vantaggi della gestione documentale digitale e dell'e-documentation
Il document management ha assunto un nuovo valore per le imprese sin dall’entrata in vigore della legge Bassanini sulla semplificazione amministrativa, e delle successive norme. Grazie a queste, infatti, lo stato ha assegnato piena validità ai documenti informatici. Questo ne permette l’utilizzo a fini probatori, legali e fiscali. I sistemi di DMS consentono quindi la conservazione sostitutiva, con relativa conservazione a norma, di tutti i documenti aziendali: amministrativi, commerciali, legali.
Un altro, importante, passo verso la digitalizzazione è stata l’introduzione della fatturazione elettronica.
Inoltre, i software di gestione documentale hanno introdotto i workflow documentali, ovvero flussi di attività standardizzati per ogni categoria di documenti, che ne tracciano il percorso dall’acquisizione all’archiviazione. All’interno del documento i DMS inseriscono anche i cosiddetti i metadati, ovvero dati che indicano la tipologia di documento, eventuali contraenti, data di scadenza ecc…
Grazie a queste funzionalità è quindi semplice eseguire operazioni massive sui documenti. Voglio vedere tutte le offerte commerciali create il mese scorso? Voglio reperire tutte le email che riguardano il contratto con quel cliente? Controllare tutti i contratti che prevedono il rinnovo automatico? Per queste e molte altre operazioni ora bastano pochi clic.
Progressivamente quindi il valore degli archivi cartacei si è trasformato in un costo: in termini di spazio allocato e tempo perso per il mantenimento della struttura e per la consultazione. Ma i benefici di un software di document management system vanno oltre la semplice archiviazione.
I 7 vantaggi più 1 di un sistema di e-document management system
- Semplificazione – consente la creazione di un unico archivio per le diverse tipologie di documenti (mail, immagini, video, fax…)
- Vantaggio economico – con una diminuzione dei costi legati all’archiviazione fisica e al rischio di errori / perdita della documentazione
- Risparmio di tempo – per la velocità nella creazione, gestione e consultazione dei contenuti
- Transizione ecologica – grazie alla riduzione del consumo di carta (iscriviti al nostro webinar sulla transizione ecologica)
- Condivisione – ogni documento può essere consultato da più persone contemporaneamente
- Sicurezza – i documenti non possono essere modificati e l’accesso può essere limitato
- Velocità – grazie all’automatizzazione dei processi aziendali data dai workflow
- Integrazione – il sistema DMS ideale deve essere in grado di integrarsi con il vostro Software Gestionale aziendale
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